Organizar oficina – Curso #2 – Fornecedor

Cadastro de Fornecedor

Quando falamos em cadastro de fornecedor falamos também  como organizar uma oficina mecânica de carros, e na qualidade do processo de compra. O objetivo da função compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade, quantidade, prazo de entrega e preço. Uma vez tomada à decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante é ir ao fornecedor certo. Um bom fornecedor é aquele que tem a peça ou produto procurado na qualidade exigida, tem a capacidade de entregar as quantidades necessárias, além da velocidade de entrega, para que você possa administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim poder vender produtos e serviços a preços competitivos. Em uma oficina mecânica quais são os principais custos diretos? A definição de com quantos e com quais fornecedores a oficina irá trabalhar faz parte da estratégia de compras. A empresa poderá trabalhar com fornecedores exclusivos para determinados produtos ou vários fornecedores para um mesmo produto. Você como administrador do seu negócio deverá pensar nas vantagens e desvantagens de cada um dos fornecedores e selecionar o que melhor se adequar (ou os que melhor se adequarem) ao tipo de trabalho da sua oficina. O tipo de relacionamento que a empresa pretende manter com os mesmos será também uma condição para a seleção dos fornecedores.

Formulário de Cadastro

Veremos abaixo com se cria um formulário de cadastro, quais são os campos a serem preenchidos com informações relevantes que pode e deve ser acessado a qualquer hora para agilidade do processo de compra e conseqüentemente  rapidez no término da venda ou do serviço executado.

Código

Código: O fornecedor recebe uma numeração que passa a ser a sua segunda identificação para efeito de cadastro, isto impede que um mesmo fornecedor seja cadastrado mais de uma vez, evitando com isso que as informações deste fornecedor fiquem desencontradas e, portanto fiquem reunidas sob um único código. Quando realizada uma pesquisa este fornecedor pode ser procurado tanto pelo nome cadastrado ou pelo seu código.

 

Data: A data em que o fornecedor foi cadastrado. Isto mostra quando o fornecedor passou a fazer parte do relacionamento com a sua oficina, ou seja, através da realização primeira compra de produtos. Você pode, por exemplo, obter alguma vantagem demonstrando a este fornecedor há quanto tempo está comprando seus produtos, valoriza este tempo de relacionamento e merece talvez um desconto ou prazo de pagamento diferenciado.

 

Nome: O nome do fornecedor é o seu principal registro dentro do cadastro. Torna o relacionamento pessoal e intransferível. Através do registro nome podemos separar empresas do mesmo grupo, porém com nomes diferentes. Exatamente por isso que o item visto anteriormente, código, é muito importante para diferenciar os nomes semelhantes (mas, não iguais) e evitar confusões.

Telefone: É o meio de contato mais ágil, usado em situações que exigem maior rapidez para o pedido de peças e obtenção de respostas rápidas. O fax nos dias de hoje já anda meio em desuso, porém ainda é utilizado principalmente quando você vai pedir uma relação muito extensa de produtos. Mas como todos sabem o telefone hoje, principalmente os celulares são um custo mensal importante dentro dos custos de um negócio de oficina mecânica e que devem ser evitados o máximo possível.

Endereço / Bairro / Cidade / Estado / CEP: São informações que completam o cadastro de fornecedores e tem como função principal o contato via correio para algum comunicado que se faça necessário, emissão de nota fiscal de devolução de peças defeituosas ou até mesmo analisar se vale a apena comprar deste fornecedor pela distância que está de sua oficina.

 

CNPJ / INSCRIÇÃO ESTADUAL: É outro tipo de registro que torna o cadastro livre de duplicação. Através dele você também pode fazer consultas sem ter que inserir o nome ou código do fornecedor, por exemplo, quando o fornecedor tem um nome muito extenso para ser digitado evita demora, além do que pode servir para fazer preenchimento de documentos, por exemplo, como no caso das garantias.

 

Contato: Um campo importantíssimo no cadastro de fornecedores. É o que torna pessoal relacionamento da sua oficina com o fornecedor. Saber o nome da pessoa responsável por cada departamento dentro do fornecedor além de agilizar o atendimento pode significar vantagem por ser mais personalizado. Você pode, por exemplo, colocar neste campo: “fulano”/vendas, “fulano”/entrega, “fulano/financeiro”.

 

Site: Tendo o seu fornecedor um site na internet você deve entrar na página dele   para saber se ele tem algum sistema para oficina mecânica que inclua a fidelidade de compra e o que pode oferecer em termos de produtos e serviços. O que é mesmo primordial são os catálogos eletrônicos de peças que podem ser acessados on line ou podem ser baixados em PDF para consultas e para tirar dúvidas na hora da compra ou realização de algum serviço.

 

Email: Nem é preciso ressaltar a importância do endereço de email no cadastro de fornecedores. Hoje a comunicação via email é uma das mais usadas nos meios empresariais por ser principalmente o meio de comunicação mais econômico. Além disso, o importante do email é a documentação da informação. Por exemplo, quando se faz uma solicitação de peças ficam registrado as especificações da peça que foi pedida evitando engano no envio e a conseqüente troca que deve ser feita atrasando a realização do serviço.

 

Observações: Neste campo serão colocadas a particularidades de cada fornecedor, como por exemplo: horário de atendimento, entrega via moto boy ou só balcão, condição de pagamento, permite pagamento mensal, regras para troca ou  devolução de peças e etc…

Vale lembrar que gerenciar corretamente o relacionamento com os fornecedores é decisivo para reduzir custos, e aperfeiçoar o seu negócio. Contratar bons fornecedores vai ajudar a oficina a oferecer melhores serviços para os clientes. Com isso, colocamos fim na história de tirar vantagem do fornecedor, buscando o trabalho em conjunto, com benefícios para os dois lados.

A questão do relacionamento com o fornecedor pode não ser uma preocupação do proprietário de oficinas nesse momento, mas num futuro bem próximo isso vai mudar, pois influi diretamente no seu rendimento final de quanto lucra uma oficina mecânica.

Uma boa dica para os estabelecimentos é instalar um software de gerenciamento de fornecedores, que ajuda a desenvolver e cadastrar fornecedores isso pode ser encontrado em:  CyberMech – Gerenciador de Oficinas Mecânicas  que não é  apenas programa basico para oficina mecanica.

 Curso #1 – Organizar oficina – Clientes

Curso #2 – Organizar Oficina – Fornecedor

Curso #3 – Organizar Oficina – Produtos

Curso #4 – Organizar Oficina – Contas (A pagar/A receber) 

Curso #5 – Organizar oficina – Funcionários/Agenda

Curso #6 -Organizar oficina – Ordem de Serviço