Organizar oficina – Curso #4 – Contas (A pagar/A receber)

Cadastro de Contas a Pagar

Este não é somente um curso de mecânica de automóveis pela internet grátis, mas antes de tudo de como ter ter uma oficina organizada. Na façanha de administrar tanto um a oficina de carros ou como administrar uma oficina mecânica de motos temos que nos atentar as despesas. Conta de água, Conta de luz, Conta de telefone, aluguel, contas, contas e mais contas. Na sua oficina, provavelmente você já falou algo parecido com isso, não? Contas a pagar são basicamente as obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores. Na grande maioria das vezes, as empresas têm dinheiro para pagar os compromissos, mas falta organização! Não ter o controle sobre o que tem que ser pago pode significar um grande perigo para o seu negócio. É importante saber quais são os obstáculos à frente para evitar dores de cabeça.

Para um controle mais seguro fique atento as dicas a seguir:

1. Não crie mais dívidas do que a empresa pode pagar

Não gastar mais do que se ganha é e sempre será a regra mais importante da boa gestão financeira.

2. Registre todas as suas contas a pagar

A falta de conhecimento dos compromissos assumidos é um dos abismos para as pequenas empresas. Ter uma ferramenta de controle financeiro pode ser muito útil para te ajudar nesta tarefa.

3. Pague suas contas em dia

Evitar multas e juros significa mais dinheiro em caixa e menos dor de cabeça.

4. Antecipe os pagamentos que oferecem desconto

Assim você poupa dinheiro e ganha crédito junto a seus fornecedores.

5. Em caso de dificuldades renegocie

Não espere a “bomba estourar”, antecipe o período de dificuldade e renegocie o quanto antes.

Muitas empresas ainda fecham as portas por falta de organização. Veremos a seguir como criar um bom cadastro de contas a pagar.

 Data da Conta: Neste campo você deverá a data de quando foi feita a compra e não quando você vai efetivamente pagar, ou seja, quando foi assumido o compromisso financeiro com o seu fornecedor seja ele de peças ou serviços, luz, água e até impostos.

Pagar a: Aqui você deve colocar a informação com quem você assumiu o compromisso de pagamento, devendo somente colocar o nome do fornecedor. Por exemplo, na compra de peças coloque “Primos Auto Peças”, na compra de serviços coloque “Limpadora Lalá” e impostos coloque “Prefeitura de Sarandi”.

Descrição: Complete com a informação do que você estará pagando. Como exemplo pode colocar “curso  de mecânica de automóveis a distancia” e por tratar-se de um serviço , não é rotineiro e nem é um produto que vai dar entrada no estoque, é bom descrever bem qual foi o serviço adquirido. No caso da compra de peças você pode somente colocar “compra de peças “ pois essas peças vão dar entrada no estoque e serão cadastradas  em estoque ou se preferir pode descrevê-las como quiser.

Data do Vencimento: Talvez o item mais importante do controle de contas a pagar. Aqui você deve colocar o dia do vencimento do compromisso financeiro assumido. É através desta informação que vamos organizar a nossa agenda de pagamentos. O ideal é que  toda vez que quisermos assumir um compromisso financeiro de grande porte  devemos consultar relação de contas a pagar para negociarmos o vencimento.

Valor Total: Aqui você deve escrever o valor total do compromisso assumido, por exemplo, quanto custa um curso de mecânica de automóveis, o valor total se for pagamento integral ou a sua mensalidade. Este valor será somado aos demais valores de contas a pagar no mês e formará o total de despesas do mês.

Situação: Neste campo irá figurar em que situação esta conta se encontra, se ela ainda não foi paga figurará como em aberto e se ela já estiver pagar ela figurará com paga ou baixada.

Contas a receber 

O controle de contas e receber da sua empresa podem ser algo muito fácil de fazer. Um bom controle de contas a receber pode ser a diferença entre um caixa positivo e finanças em desordem. Para ter um bom controle das contas a receber o primeiro mandamento é ser organizado. Você precisa saber exatamente qual é o vencimento de cada conta, quanto poderá esperar em cada mês e de que forma serão realizados os pagamentos. Monitore também quais são os clientes que atrasam mais e quais costumam pagar com antecedência. Prepare-se para lidar com cada perfil. Não tenha medo de cobrar; se você prestou um serviço ou vendeu um produto é seu direito receber. O cliente não pode ficar menos ou mais satisfeito porque você está fazendo o papel de cobrá-lo caso ele atrase o pagamento. Não hesite em fazê-lo. Se o cliente ficar irritado com uma cobrança, talvez não seja exatamente interessante mantê-lo, pois certamente os atrasos ou a falta de pagamento serão freqüentes. A cobrança quando o prazo é ultrapassado é importante, mas às vezes também basta uma lembrança próxima ao dia do vencimento da conta. Alguns clientes, sem má-fé, simplesmente esquecem-se de pagar, seja por desatenção ou falta de organização.

 O controle de contas a receber poderia ser feito manualmente, mas é muito melhor se usar um bom software que tenha funções de controle de fluxo de caixa. O controle das contas a receber ficará muito mais fácil.

 Diferentemente do controle de contas a pagar, todas as informações do controle de contas a receber virão da Ordem de Vendas e Serviço. Vejamos abaixo:

Data da Conta: A data da conta será aquela de quando foi fechada a ordem de vendas e serviços.

Cliente: O campo cliente será preenchido com o nome do cliente que foi registrado na ordem de vendas e serviços.

 Descrição: Será descrito como foi preenchida a ordem de vendas e serviço.

Data de Vencimento: A data de vencimento da conta a receber será aquela que foi acertada por ocasião da emissão da ordem de vendas e serviços com o cliente. Por exemplo, se foi acertado o pagamento em três parcelas, cada parcela terá um vencimento diferente, portanto estará separada por data em que efetivamente cada parcela será paga.

Valor Total: Veja que neste campo será colocado o valor total da ordem de vendas e serviço, não sendo discriminado, por exemplo, o que foi peça e o que foi mão de obra, pois neste momento não nos interessa esta informação e sim o total do valor a ser recebido.

Situação: Informará a situação em que se encontra esta conta a receber, se ela está em aberto ou já foi paga e, portanto baixada.

O que fica demonstrado aqui é que se você tiver um gerenciador automático de contas você não precisará preencher estas informações manualmente, e de forma automática você terá estas informações disponíveis economizando assim muito tempo.

 Movimento

 O movimento nada mais é do que o fluxo de caixa. É a movimentação financeira (as entradas e saídas de dinheiro), em um período determinado de uma empresa. O fluxo de caixa facilita a gerencia do negócio no sentido de saber exatamente qual o valor a pagar das contas assumidas, quais os valores a receber e principalmente saldo disponível naquele momento. Chama-se de saldo a diferença entre os recebimentos e os pagamentos. Ao analisar o fluxo de caixa, se o saldo for negativo significa que a empresa tem gastos a mais, neste caso, o interessado terá que rever os gastos para conseguir aumentar a entrada de dinheiro. Por outro lado, um saldo for positivo indica que a empresa está conseguindo pagar as suas obrigações e ter lucro. O fluxo de caixa é um recurso fundamental para o proprietário de pequenas empresas saberem com precisão o quanto fatura uma oficina mecanica, qual a situação financeira da empresa e, com base no resultado, decidir os caminhos a seguir. O fluxo de caixa pode ser feito manualmente, mas a forma mais organizada é com gerenciador automático.

Se desejar saber um pouco mais sobre programa para oficina mecânica de caminhões ou carros e tudo que foi visto até aqui acesse: CyberMech – Gerenciador de Oficinas.

Curso #1 – Organizar oficina – Clientes

Curso #2 – Organizar Oficina – Fornecedor

Curso #3 – Organizar Oficina – Produtos

Curso #4 – Organizar Oficina – Contas (A pagar/A receber) 

Curso #5 – Organizar oficina – Funcionários/Agenda

Curso #6 -Organizar oficina – Ordem de Serviço